Useimmissa organisaatioissa on käytössä sähköinen kalenteri. Ennen sähköistä kalenterijärjestelmää aikataulujen sovittaminen saattoi olla työläs toimenpide. Ensin piti selvittää jokaiselta osallistujalta erikseen, mitkä ajankohdat sopivat. Sen jälkeen siirryttiin tarkistamaan erillisestä neuvotteluhuoneen varauskalenterista löytyykö vapaata tilaa. Kun ajankohta oli löytynyt, vahvistettiin asia jokaiselle taholle erikseen ja varattiin kahvitarjoilut. Muutostilanteessa tehtiin kaikki alusta alkaen uudelleen. Toimi(i)han asia näinkin, mutta varsin työläästi.
Nykyisin avaamme kalenterijärjestelmästä tapaamiseen kutsuttavien henkilöiden sekä neuvotteluhuoneiden kalenterit rinnakkain, jolloin näemme yhdellä silmäyksellä, milloin on kaikille sopiva ajankohta ja neuvotteluhuone vapaana. Nappia painamalla kutsut lähtevät ja siirtyvät kalentereihin. Synkronointi pitää huolen siitä, että kalenteri päivittyy osallistujan älypuhelimen lisäksi myös aulapalveluista sekä tarjoiluista vastaavalle. Tapahtumatietoja voidaan raportoida esimerkiksi laskutukseen ja kokouspalveluiden kehittämiseen. Helppoa, toimivaa ja tehokasta.
Rakennetun ympäristön tiedon hallinnassa vertaus sähköiseen kalenterijärjestelmään voi kuvata tavoitetilaa. Elämme monelta osin vielä taskukalenteriaikaa ̶ tai aikaa ̶ jolloin käytettiin PDA-laitetta, joka synkronoitiin tietokoneelle kaapelin kautta. Tällä hetkellä yksittäiset prosessin vaiheet toimivat ja palvelevat yksittäisiä tahoja. Kokonaisuuden hallinnassa ja hyödyntämisessä on kuitenkin suuria hyödyntämättömiä mahdollisuuksia.
Tiedätkö, kuinka monta kalenteria sinulla on, kuinka niitä käytetään ja ovatko ne ajan tasalla? Tiedätkö, kuinka monta tietojärjestelmää sinulla on, kuinka niitä käytetään ja ovatko niissä olevat tiedot ajan tasalla? Pikainenkin tarkastelu oman organisaation ohjelmistoihin tai tietojärjestelmiin nostaa useimmiten esiin päällekkäisyyksiä. Kun tietoja tallennetaan usealla tavalla ja useaan järjestelmään, epävarmuus tiedon luotettavuudesta on riski, joka heikentää toimintojen tehokkuutta.
Digitalisoinnin ja tiedonhallinnan avulla voimme tehostaa prosessejamme, vähentää päällekkäisyyksiä ja luoda alustaa uusille palveluille. Tiedonhallinnassa lähtökohtana on pidettävä kertakirjausta. Tieto kirjataan ja luodaan kertaalleen, ja sitä välitetään sekä rikastetaan hallittuna prosessina päällekkäisyydet karsien.
Perustilannetta voi parantaa helposti. Organisaation nykyiset ohjelmistot, tietojärjestelmät sekä IT-kehityshankkeet on käytävä läpi ja karsittava turhat päällekkäisyydet tiukalla otteella. Päällekkäisyyksien karsimisen lisäksi on sovittava yhteiset toimintatavat. Näin tehden syntyvä tieto on mahdollisimman hyvin hyödynnettävissä.
ROTI 2015-raportissa vaadimme tietomallinnuksen käyttöä kaikissa merkittävissä hankkeissa. Tällä tavoin edistämme yhteistä toimintatapaa sekä luomme yhdenmukaista dataa, joka on jatkossa entistä useamman palvelun polttoainetta. Viimeistään nyt on aika siirtyä taskukalenterista eteenpäin.
Tätä artikkelia ei ole kommentoitu
0 vastausta artikkeliin “Elääkö rakennusala vielä taskukalenteriaikaa?”