Kansainväliset työt vaativat paineensietoa – ”Ulkomailla aikataulut saattavat olla hyvinkin arvaamattomia”

Mitä kaukaisemmassa kulttuurissa töitä tehdään, sitä todennäköisempiä yllätykset ovat. Kansainvälisyys  on Swecon ja Rambollin asiantuntijoiden mukaan rikkaus ja haaste yhtä aikaa.  He kertovat, miten tällaisissa tehtävissä pärjää.

Markus Derry kertoo, että virtuaalityökalu vie käyttäjänsä suuunniteltaviin tiloihin. Hän voi liikkua niissä ja tehdä huomioita. Eri puolilla maailmaa olevat asiantuntijat voivat tehdä virtuaalitöitä joko yhtä aikaa tai oman aikataulunsa mukaan. (Kuva: Liisa Takala.)

Kun asiakas ilmoittaa toiselta puolelta maailmaa, että projekti onkin saatava kasaan pikavauhtia ja viime metreillä tietokone jumittaa, paniikki saattaa iskeä projektia hoitavaan ryhmään.

”Kansainvälisissä projekteissa varautumis- ja sopeutumiskyvyn pitää olla suurempi kuin kotimaan projekteissa”, konsultti- ja suunnittelutoimisto Rambollin kehityspäällikkö Elina Kalliala sanoo.

Hän vetää Ramboll Finlandin kestävän kehityksen ohjelmaa, Blue & Green -osaajaverkostoa ja työskentelee monialahankkeissa projektipäällikkönä ja maisema-asiantuntijana. Hänestä kansainvälisten ja suomalaisten projektien ehkä selkein ero liittyy aikatauluihin ja kulttuuriin.

”Ulkomailla aikataulut saattavat olla hyvinkin arvaamattomia”, Kalliala kertoo.

Hankkeet saattavat seistä pitkään, mutta yhtäkkiä voidaan vaatia valmista.

”Totta kai kulttuurierot ja lainsäädännölliset erot pitää ottaa huomioon”, toisen suuren suunnittelutoimiston Swecon Suomen maajohtaja Markku Varis sanoo.

Sekä Rambollissa että Swecossa kootaan tietoa ja kokemuksia eri maista, jotta kaikkien ei tarvitsisi aloittaa nollasta. Tukena ovat muun muassa ison konsernin lakiasiainosasto, henkilöstöhallinto, tekninen tuki ja jo paikalla olleet tai olevat kollegat.

”Apuna ovat myös muut tiimiläiset ja asiakas, joka usein myös vientikohteissa tuntee paikallisia oloja”, Varis huomauttaa.

Kaikilla on samat reunaehdot

Suomessa on yleensä selkeät prosessit ja yhteiset toimintatavat. Variksen mukaan ulkomaillakin työtä helpottaa, kun kaikki ovat alansa ammattilaisia ja tottuneet projekteihin.

”Projektiajattelussa viitekehys on sama, vaikka kulttuurierot tuovat vivahteita”, hän sanoo.

”Kaikilla on samat kolme reunaehtoa: aika, raha ja laatu”, yksikön päällikkö Markus Derry Swecosta lisää.

Alussa projekti käydään läpi asiakkaan kanssa ja sovitaan, mitä ja miten tehdään.

”Kun mukana on edustajia useasta maasta, huolellisuutta on kasvatettava entisestään ja mentävä pari pykälää tavallistakin syvemmälle yksityiskohtiin”, Varis sanoo.

Mitä vieraampi kulttuuri on, sitä todennäköisempiä yllätykset ovat. Kalliala painottaa, että ensin on selvitettävä, miten kyseisessä maassa on tapana toimia, ketkä sopivat mistäkin ja miten päätöksistä pidetään kiinni. Myös riskit on syytä kartoittaa tarkasti.

”Pitää miettiä myös, miltä projekti näyttää paikallisten silmin ja mikä on kriittistä onnistumisen kannalta.”

Nainen päällikkönä voi joskus yllättää

Joissakin maissa naisprojektipäälliköt herättävät kummastusta.

”Erityisesti tällaisissa tilanteissa haluan onnistua ja myös rohkaista esimerkilläni paikallisia.”

Syksyisellä reissulla Kaakkois-Aasiassa Kallialaa vastassa oli parikymmentä provinssin johtoportaan ihmistä ja paikallinen uutiskanava televisioimassa. Hän käytti tilanteessa itselleen tuttua keinoa.

”Otan jokaiseen katsekontaktin ja mietin, että jokaisella on heikkoutensa ja vahvuutensa ja kaikki tekevät työtään ja parhaansa. Minulle tulee näin turvallinen olo, olipa vastassa aasialaiset viranomaiset tai manhattanilaiset sijoittajat.”

”Kokemukseni mukaan suomalaiselle osaamiselle löytyy kysyntää ja arvostusta, joten sitä pitää myös itse arvostaa”, Kalliala miettii.

Kulttuurieroja on jo Euroopassa, Pohjoismaissa ja Suomessakin. Derry on luonut Swecon Ruotsi-yhteistyötä mutta toimii myös yhtiön rakennussuunnitteluverkoston puheenjohtajana ja johtaa vientiyksikköä.

Hän muistuttaa, että rakentaminen on paikallista ja etenkin pienissä yksityiskohdissa työtavat vaihtelevat. Ne ovat yleensä hioutuneet ajan kuluessa ja ovat perusteltuja.

Muitakin eroja on.

”Me pohjoismaalaiset olemme tottuneet lämpimiin lounaisiin. Keski-Euroopan tapaamisissa valittelemme ruotsalaiskollegojen kanssa nälkää voileipäaterioiden jälkeen. Meille vastataan, että nukahdatte iltapäivällä, jos vatsanne on täynnä”, Derry nauraa ja lisää, että myös ruotsalainen kahvittelu- ja keskustelukulttuuri vaati aluksi hieman totuttelua.

Tuttukaan kieli ei aina avaudu

Ulkomaisissa yhteyksissä työkieli on yleensä englanti. Se on Derryn isänkieli. Saatuaan Ruotsi-tehtävänsä vuonna 2015 hän haastoi itsensä ja rupesi puhumaan ruotsia. Alussa oli kankeita hetkiä.

Älä vaadi itseltäsi liikaa

Kansainväliset tehtävät houkuttelevat monia, mutta ne voivat myös jännittää. Elina Kalliala, Markus Derry ja Markku Varis kertovat, miten tehtävissä pärjää:

  • Hyödynnä yrityksessäsi ja asiakkaillasi olevaa tietoa.
  • Puhu. Jos olet vaikeuksissa tai et ymmärrä, kerro ja kysy.
  • Kohtaa ihmiset ihmisinä. Muista, että kukaan ei hallitse kaikkea.
  • Luota itseesi ja osaamiseesi.
  • Välillä on kiire, mutta huolehdi palautumisestasi.
  • Älä unohda läheisiäsi ja harrastuksiasi. Kummatkin ovat tärkeä voimavara.
  • Ole armollinen itsellesi. Asiat tulevat tutuiksi askel kerrallaan, ja mukavuusalue kasvaa koko ajan.

”Kun menimme Skåneen, sanoin Tukholmasta tulleille kollegoilleni, että en ymmärrä, mitä nämä puhuvat. He vastasivat, että eivät hekään”, Derry virnuilee.

Hänestä hyvä keino on pyytää vastapuolta lähettämään sähköpostia. Kokonaisuuksien hahmottamista helpottaa myös se, että suunnitelmat mallinnetaan 3D-kuviksi ja kuvaillaan sanallisesti.

Kalliala törmäsi kielivaikeuksiin työskennellessään Lontoossa puolitoista vuotta vuosina 2015–16. Ramboll oli tuolloin mukana modernin taiteen museon Tate Modernin laajennuksessa. Kokouksissa oli väkeä eri puolilta maailmaa, ja monella oli vaikeasti ymmärrettävä aksentti.

”Aluksi jännitti ja tuntui, että en ymmärrä puoliakaan.”

Voidakseen ottaa vastuun päätöksistä Kalliala kehitti kolmivaiheisen systeemin. Ensin hän pyysi puhujaa toistamaan asian, sitten tarvittaessa kuvaili sen omin sanoin ja kysyi, tarkoititko näin? Kokouksen lopuksi hän varmisti, että sovimmehan tänään näistä asioista?

Nöyryys kannatti. Kalliala sai tehtävänsä hoidetuksi, ja hiljalleen nimekkäistä arkkitehdeistakin kuoriutui rentoja perhekuvia esitteleviä yhteistyökumppaneita.

Matkalle lähdetään perustelluista syistä

Rambollilla on 300 toimistoa 35 maassa ja noin 15500 työntekijää. Swecolla on 16000 työntekijää ja toimipisteet 14 maassa. Vuosittain vientikohteita on noin 70 maassa. Sweco Finlandissa ulkomaisten hankkeiden osuus liikevaihdosta on kymmenisen prosenttia.

Kun verkostoja luodaan ja kontakteja solmitaan, kummankin yhtiön asiantuntijat matkustavat kohdemaihin. Projektien aikana yhteyksiä hoidetaan pitkälti tekniikan avulla. Yksi syy on hiilijalanjäljen pienentäminen.

”Pitkät matkat rasittavat, ja niihin menee aikaa, mikä on pois varsinaisesta työstä”, Varis lisää.

Molemmat yritykset käyttävät virtuaalista työympäristöä, jossa eri puolilla maailmaa olevat suunnittelijat ja asiakkaat voivat kohdata milloin tahansa joko yhdessä tai yksin. Kokouksiin käytetään Skypeä ja muita vastaavia työkaluja.

Aikaerot otetaan huomioon aikatauluista sovittaessa, jotta kenenkään ei tarvitse herätä aamuvarhain tai venyttää päiväänsä.

Yllättävissä käänteissä Kalliala ja Derry korostavat projektin johdon vastuuta. Kalliala kertoo tiukan paikan tullen tarpeen mukaan liioittelevansa rauhallisuuttaan, jotta hektinen tunnelma ei välity liikaa tiimille ja asiantuntijat voivat rauhassa keskittyä olennaiseen.

”Esimiestyö on palvelutehtävä”, Derry lisää.

Tätä artikkelia ei ole kommentoitu

0 vastausta artikkeliin “Kansainväliset työt vaativat paineensietoa – ”Ulkomailla aikataulut saattavat olla hyvinkin arvaamattomia””

Vastaa

Tilaa uutiskirje

Kooste rakennusalan tärkeistä uutisista sähköpostiisi kolmesti viikossa. Saat myös kutsuja Rakennuslehden tapahtumiin. Lisätietoja

Kooste rakennusalan tärkeistä uutisista sähköpostiisi kolmesti viikossa. Saat myös kutsuja Rakennuslehden tapahtumiin.

Anna sähköpostiosoitteesi