A-Insinöörien kokemukset: Etätyö etäännyttää työkavereista ja työnantajastakin, mutta lisää tehokkuutta ja säästää ympäristöä

A-Insinööreissä on harjoiteltu nyt puoli vuotta etätyötä. Valtaosa on ollut hyvin tyytyväisiä kotityön rauhaan ja tehokkuuteen. Pieni joukko on kuitenkin palannut takaisin toimistolle kyllästyttyään huonoon työergonomiaan ja työkavereiden katoamiseen virtuaalimaailmaan.

Korona on pitänyt toimistot tyhjinä, kun valtaosa työntekijöistä on ollut etätöissä. Kuva Liisa Takala.

Useimmat kokevat, että etätyö on lisännyt tehokkuutta, mutta toiset valittavat videopalaveriväsymystä ja lisääntynyttä stressiä, kun työpäivään ei kuulu enää palauttavia rupatteluhetkiä. Uudet työntekijät eivät tahdo päästä mukaan porukkaan ja asiakassuhteiden hoitokin on vaikeutunut.

Etätyöstä on tulossa kuitenkin niin sanottu uusi normaali eli täyttä paluuta vanhaan ei tapahdu. Myös toimistotilan käyttö ja tarve muuttuvat.

A-insinöörit siirtyivät etätöihin

Suunnittelujohtaja Paula Pohjanperän ja projekti-insinööri Mari Anttilan työrutiinit muuttuivat kerralla kevättalvella, kun koronapandemia iski Suomeen. A-Insinöörien lähes koko 800 hengen porukka siirtyi etätöihin.

Paula Pohjanperä työskentelee geo- ja kalliotekniikan yksikössä. Yksi sen suurimmista suunnitteluhankkeista on Kuopion Savilahteen kallion sisään sijoitettava liikunta- ja tapahtumakeskus. Suunnittelukokoukset siirtyivät keväällä teamsin kautta hoidettaviksi videopalavereiksi. Viestintä on hoitunut pääosin sähköpostilla, pikaviestiohjelmilla ja virtuaalikokousten välityksellä. Keväällä valtaosa työmaiden big room -kokouksistakin hoidettiin A-insinööreissä virtuaalisesti.

Suunnittelujohtaja Paula Pohjanperä on tyytyväinen etätyön tuomaan työrauhaan ja vapaa-ajan lisääntymiseen. Työpaikalla hän käy enää satunnaisesti.

Työmaakäynnit tulevat ajankohtaisiksi siinä vaiheessa, kun hankkeen urakoitsija on valittu. Pelkän videokuvan varassa Pohjanperä ei haluaisi olla.

Toimistolla saa käydä työskentelemässä

A-insinöörien toimistotiloissa Espoon Leppävaarassa on hyvin rauhallista, sillä työpaikalla on vain parikymmentä henkeä eli 10 prosenttia normaalista. Kahviokin on lähes tyhjä, sillä yhteiset kahvihetketkin ovat muuttuneet virtuaalisiksi.

A-Insinöörit suosittaa pääkaupunkiseudulla etätyötä, mutta työpaikalla käynneille ei ole asetettu rajoituksia, koska toimistolla työskentelevä henkilömäärä on pysynyt maltillisena.

”Kokouksiin on voinut osallistua oman tilanteen mukaisesti joko paikan päällä tai etäyhteydellä”, projekti-insinööri Mari Anttila sanoo. Kaikkia lähitapaamisia ei ole vältelty poikkeusaikanakaan.

Sanoman neuvottelutiloissa joka toinen tuoli on otettu nauhoituksen avulla pois käytöstä. Hississä saa olla vain kaksi henkilöä.  A-insinööreillä on annettu ohjeita neuvotteluihin osallistuvien enimmäismäärästä ja korostettu etäisyyksien pitämistä. Hissien käyttöä ei ole rajoitettu eikä seisomapaikkoja ole määrätty.

Suunnittelujohtaja Paula Pohjanperä käy toimistolla vain kerran viikossa tai kahdessa. Työviikko alkaa kotoa keittiön pöydän äärestä työryhmän yhteisellä resurssiaamukahveilla teamsin välityksellä.

”Aamukahvitilaisuudessa käydään läpi tulevan viikon työt ja sovitaan niiden priorisoinnista ja resurssien käytöstä. Samalla tulee juteltua menneen viikonlopun tapahtumista ja käytyä läpi myös muut kuulumiset. Päivä saattaa täyttyä perättäisillä teams-palavereilla projekteihin ja hallinnollisiin asioihin liittyen ja joskus taas pystyy käyttämään päivän haastavien suunnitteluratkaisuiden miettimiseen.”

Mari palasi takaisin konttorille

Pääkaupunkiseudun korjaus- ja asiantuntijapalvelut yksikössä toimiva Mari Anttila kävi ennen kesälomia toimistolla töissä vain maanantaisin ja loput viikosta hän työskenteli etänä. Lomakauden jälkeen hän palasi konttorille ja pitää enää satunnaisia etätyöpäiviä.

Projekti-insinööri Mari Anttila palasi syksyllä takaisin toimistolle. Siellä on nyt varsin väljää, mutta kuitenkin enemmän juttuseuraa kuin kotona. Muita työkavereita hän näkee virtuaalipalavereissa. Kuva Liisa Takala.

Paluun syyksi hän kertoo kotitoimiston huonon työergonomian. Toinen tärkeä syy oli halu tavata työkavereita.

”Tykkään, että on ihmisiä ympärillä, ja jotkin asiat on vaan helpompi hoitaa kasvokkain”, hän sanoo.

Mari Anttilan työpäivä alkoi etätöissä seitsemältä ja konttorille paluun jälkeen kahdeksalta. Työ koostuu suunnittelusta, projekteihin liittyvistä kokouksista ja yhteydenpidosta hankeryhmän kanssa

Kokousten ja työmaakäyntien määrä on Anttilan mukaan vähentynyt merkittävästi ja ajankäyttö on tehostunut, koska teams-kokouksiin voi osallistua omalta työpisteeltä. Asuntokorjauksissa on jopa jopa virtuaalisia asukasinfoja.

Etätyöskentelyssä haastavinta oli aluksi työpäivän rytmittäminen ja puutteelliset kotikonttorin varusteet.

Helpoksi etätyöhön siirtymisen teki yrityksen puolelta tarjotut hyvät ja toimivat etätyöyhteydet.

”Pidimme alussa tiivistä yhteyttä tiimikavereiden kanssa käyden läpi hyviä etätyövinkkejä sekä etätyökaluja”, hän sanoo.

Kotona on rauhallista ja tehokasta työskennellä

Paula Pohjanperälle etätyöhön siirtyminen on tuonut lisää tehollista työaikaa, kun ei tarvitse siirtyä paikasta toiseen.

”Koti on toimistoa rauhallisempi työympäristö ja keskittyminen onnistuu paremmin. Vapaa-aikaakin jää enemmän.”

Projekteihin ja teknisiin suunnitelmaratkaisuihin liittyvien asioiden läpikäynti onnistuu hänestä hyvin etäyhteyksillä.

”Välillä ehkäpä jopa toimistotyöskentelyä tehokkaammin osapuolten ollessa oman koneen ja tiedostojen ääressä, näyttöjä vuorotellen jakaen keskustelu on aktiivisempaa.”

Laskutusaste kasvoi ja terveys parani

Työn tehostuminen näkyy A-Insinöörien henkilöstökyselyssäkin.

”Yrityksen laskutusaste kasvoi 2 prosenttiyksikköä. Porukka pysyi myös aiempaa terveempänä. Lyhyet sairauslomat vähenivät 32 prosentilla”, toimitusjohtaja Jyrki Keinänen sanoo.

Hukkaa poistui paljon, kun matkustaminen väheni ja asiakaspalaverit hoituivat pääasiassa videoyhteyksillä. Keinäsen mielestä tällä on ollut myös myönteistä ympäristövaikutusta. Palaverikäytäntökin oli totuttua tehokkaampaa.

Kollegan tai asiakkaan sai kiinni aiempaa helpommin, kun kaikki olivat kotonaan. Tiiminkin sai koolle hyvin lyhyellä varoitusajalla.

”Työskentelyn tahti ja tavoitettavuus on muuttunut paljon etätyöskentelyn aikana. Yhtäkkiä oletetaankin, että koko hankeryhmän on mahdollista osallistua virtuaalikokoukseen muutaman tunnin varoitusajalla”, Mari Anttila sanoo.

Haasteita asiakastyössä ja nuorten opastuksessa

Henkilöstökyselyssä lähes kaikki vakuuttivat, että työt ja varsinkin omat työt olivat sujuneet tehokkaasti. Asiakastyön osalta oli jo hieman hajontaa.

Suunnittelujohtajana Paula Pohjanperä on nähnyt asiakassuhteiden hoidon hieman vaikeutuneen.

”Työmaakatselmukset ja kohdekäynnit on onneksi pystynyt hoitamaan edelleen melko tavanomaisesti paikan päälle menemällä. Asiakastyö on haastavampaa etätyöaikana, koska aivan oikean kohtaamisen kautta viesti ja asenne välittyy kuitenkin parhaiten.”

Toinen ongelma koskee uusien työntekijöiden perehdytystä ja ohjausta.

”Etätyön myötä jää niin sanottua hiljaista tietoa jakamatta ja saamatta, kun käytäväkeskustelut ja satunnaiset kohtaamiset jäävät pois. Tämä korostuu vasta aloittaneiden suunnittelijoiden kohdalla, joilla olisi paljon tietoa imettävissä vanhempien kollegoiden keskusteluista.”

Nuorille on nimetty tukihenkilö, jolta voi kysyä apua, ja tarvittaessa hänen kanssaan voi käydä myös kahvilla juttelemassa. Ryhmäytyminen muuhun porukkaan voi jäädä kuitenkin pinnalliseksi videon välityksellä.

”Aloitin työskentelyn yrityksessä joulukuussa 2019, joten ehdin onneksi tutustumaan työkavereihini”, Mari Anttila sanoo.

Hän mukaansa projektipäälliköiden työnohjaus on toiminut hyvin etäyhteydenkin välityksellä. Tarvittaessa on tavattu konttorilla.

Esimiestyöhön etätyö on tuonut uusia haasteita, sillä virtuaalipalavereissa asioita voi jäädä sanomatta eikä ihmisten tunnot välity hyvin.

”Etätyöhön siirtymisessä vaikeinta on ollut ryhmän yleisen työilmapiirin ja kunkin henkilökohtaisen hyvinvoinnin seuranta”, Paula Pohjanperä sanoo.

”Henkilökohtaisesti etätyö on pääosin vähentänyt työni stressaavuutta lisääntyneen tehollisen työajan ja keskittymisrauhan myötä. Työviihtyvyyttä se on puolestaan hieman heikentänyt, koska aitoja kohtaamisia työkavereiden kanssa ei ole.”

Vapaamuotoisten virtuaalitapaamisen merkitys on iso.

”Yksikön sisäisten virtuaalikahvitaukojen ja muiden tempausten avulla yhteydenpitoa on saatu pidettyä laajemmin kuin vain lähikollegoiden kesken. Virtuaalilounas kohottaa merkittävästi mielialaa”, Anttila sanoo.

Etätyöstä tulee monille pysyvä tapa

Etätyön positiiviset puolet näyttävät olevan A-Insinööreillä haittoja suuremmat, joten ainakin Paula Pohjanperälle etätyöstä tulee osa rutiinia sittenkin, kun palataan normaaliaikaan.

”Etätyö soveltuu minulle hyvin ja säännöllisiä etätyöpäiviä tulee varmasti myös jatkossa kalenteriini.”

Mari Anttilakin arvioi, että etätyöt tulevat hänellä jatkumaan jollain tasolla.

Jyrki Keinänen uskoo, että etätyö jossain määrin vakiintuu, kun virtuaalityön perustaidot on nyt opittu,

”Etätyö on jo koettu työelämän joustotekijäksi ja oikein järjestettynä win-win –tilanteeksi työntekijän ja työnantajan välillä. Parhaimmassa tapauksessa lopputuloksena on henkilön omien vaikutusmahdollisuuksien lisääntyminen työnsä tehokkaassa ja motivoivassa tekemisessä”, hän sanoo.

Etätyö voi Keinäsen mukaan madaltaa kynnystä maan rajojen yli toimimiseen. Virtuaalinen yhteydenpito helpottuu ja arkipäiväistyy ja jopa 3D-ratkaisujen havainnollistaminen virtuaalisesti onnistuu vaikka maapallon toiselle puolelle.

”Voisiko tämä olla sysäys kohti globaalia resurssien käyttöä?”

Täysin etätöihin siirtyminen ei hänen mukaan kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista.

Etätyö etäännyttää työyhteisöstä…

Väitöskirjan etäjohtamisesta tehnyt kehitysjohtaja Johanna Saarinen Vaisalasta on hieman Keinästä skeptisempi etätyön eduista.

”Vaarana on, etätyön jatkuessa vanha työyhteisö on tallella vain haaleana virtuaalisena kopiona.”

Vaikka etätyö on yleistynyt hyvin, vielä ei Saarisen mukaan tiedetä mihin työelämä on menossa. ”Etätyö varmaan jossain määrin vakiintuu, kun virtuaalityön perustaidot on nyt opittu. Uusia rutiineja ja tapoja työn ja taukojen rytmittämiseen ainakin tarvitaan.”

Vaikka tuottavuus oli THL:n tutkimuksen mukaan lisääntynyt, esimiesten työkuorma oli kasvanut. Työntekijät odottavat esimiehiltä henkilökohtaista tukea ja välittämistä, mutta isoissa asiakaskeskeisissä palavereissa se ei helposti onnistu.

”Jatkuva virtuaalinen vuorovaikutus väsyttää ja kalenterit täyttyvät kokouksista,vaikka monia asioita voi hoitaa käytävillä huomattavasti nopeammin”, Saarinen sanoo.

Kasvoton teamsissa palaverointi ei ole hyvästä, sillä ihmisten kommunikoinnista yli puolet on Saarisen mukaan eleitä. Ihmiset tarvitsevat yhdessä tekemistä myös videokokousten ulkopuolella. Muuten kaikki taustalla tapahtuva vapaamuotoinen ideointi, asioiden kehittäminen ja pohdiskelu jää pois, mikä hidastaa Saaarisen mukaan kehitystä ja oppimista.

”Aidosti uutta luova ideointi sujuu parhaiten kasvokkain, joten sillekin pitäisi antaa mahdollisuus.”

Varsinkin uusien työntekijöiden kohdalla haasteena on miten rakentaa yhteisöllisyyden kokemus, tutustuminen työkavereihin ja kollegiaalinen oppiminen ja osaamisen jakaminen. Kokeidenkin tekijöiden kohdalla vaarana on, että yksin ajatellessa näkökulma kapeutuu,

”Uudet työntekijät toki tutustuvat toisiinsa myös virtuaalisesti, mutta kuitenkin hitaammin.”

… ja työnantajastakin

Etätyö voi etäännyttää työntekijää työnantajasta jopa niin paljon, että joku voi miettiä, että tehokkuuden kasvun voisi hyödyntää tarjoamalla työpanostansa useammalle työnantajalle. Teamsissa hyppiminen eri työnantajien välillä onnistuu kitkatta.

Jyrki Keinänen ei kiistä tätä mahdollisuutta, mutta ei ole siitä myöskään huolissaan.

”Ehkä joissakin niche-asioissa se voi toimia, mutta kun yhteensovitetaan laajempia kokonaisuuksia, haasteita voi tulla”, hän sanoo.

”Yhdessä tekemisen ja kollegiaalisen työympäristön tarve pysyy. Tarvitsemme yhteisön, johon sitoutua ja jolta saa tukea ja ideoita parhaiden ratkaisujen saamiseksi asiakkaille. Tämä ei onnistu, jos asiantuntija on kovin kaukana henkisesti tai fyysisesti ydinryhmästään tai hajauttanut resurssiaan liian laajalti.”

Toimistotilan tarve vähenee ja käyttö muuttuu

Keinänen uskoo että etätyön normalisoituminen tulee näkymään toimistotilan käytössä ja tarpeessa sekä kokouskäytännöissä. Entistä isompi osa työmaa-, suunnittelu- ja muista kokouksista tullaan hoitamaan etänä, koska nykyajan menetelmät mahdollistavat hyvän kommunikaation ja asioiden havainnollistamisen.

A-Insinöörien Espoon Leppävaaran toimiston kahvitunnit ovat siirtyneet virtuaalisiksi. Toimistolla on vain parikymmentä henkeä päivittäin. Talo tuskin täyttyy koronapandemian jälkeenkään vaan osa jatkaa etätyötä ainakin osan viikosta.

”Tässä muutoksessa on tärkeää, että ihmiset ovat tutustuneet toisiinsa henkilökohtaisissa tapaamisissa”, Keinänen sanoo.

Toimitilojen osalta aiemmin koettiin, että suunnittelussa on välttämätöntä olla oma vakiopöytäpinta-ala, mihin levitellä piirustuksia.

”Tunne siitä säilyi monilla vahvana, vaikka siirryttiin digitaaliseen aikaan. Etäaika on osoittanut, että asia ei välttämättä ole niin.”

Täysin etätöihin siirtyminen ei hänen mukaan kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista – suunnittelutyö on entistä enemmän luovaa ja kokemuksia jakavaa ryhmätyötä.

”Tulevaisuuden toimistotiloissa annetaan painoarvoa enemmän yhteisöllisyydelle ja vuorovaikutteiselle suunnittelulle. Jatkossakin yksittäisiä työpisteitä toki tarvitaan, mutta ei samoissa määrin”,  Keinänen sanoo.

Saarinenkin on vakuuttunut, että toimistotilojen tarve vähenee etätyön yleistymisen myötä merkittävästi.  ”Tosin nyt koronan aikaan on huomattu miten hyvä on, kun toimistolla on kuitenkin huoneita, joissa avotilojen sijaan on ollut ”turvallisempaa” työskennellä. Kotien sisustukseen luulisin tämän vaikuttavan siten, että työpiste/työhuone on johonkin saatava mahtumaan järkevästi, ettei kokouksia tarvitse tehdä saunasta ja tai vaatekaapista. Molempia olen nähnyt.”

 

 

 

Tätä artikkelia ei ole kommentoitu

0 vastausta artikkeliin “A-Insinöörien kokemukset: Etätyö etäännyttää työkavereista ja työnantajastakin, mutta lisää tehokkuutta ja säästää ympäristöä”

Jätä kommentti