Digitaalisuus sinetöi isännöitsijän vaihdon – vertailutaulukkoon kertyi 150 eri asiaa

Asunto-osakeyhtiö Beckerintie 9:n hallituksen puheenjohtaja Panu Hiekkataipale katselee tyytyväisenä malminkartanolaisen taloyhtiön pihamaata. Vaikka syksyn lehdet peittävätkin maan, viimeisetkin jäljet helsinkiläistaloyhtiön pihalle tehdystä kevyestä kunnostustyöstä on saatu siivottua ja lasten hiekkalaatikolla on uudet hiekat.

Hiekkataipaleen johtama taloyhtiö kilpailutti viime keväänä isännöintinsä ja päätyi vaihtamaan isännöitsijätoimiston. Kimmoke uudenlaisesta isännöinnistä sai alkunsa hallituksen puheenjohtajan oman kiinnostuksen tuloksena.

”Olen seurannut isännöinnin kehitystä ja pohtinut millaisia sähköisiä palveluita isännöinniltä voisi saada. Sen jälkeen mietin sitä, mikä voisi omassa taloyhtiössä eniten helpottaa käytännön hallitustyöskentelyä”, Hiekkataipale kertoo.

Hiekkataipale on väitellyt tohtoriksi Aalto-yliopistosta, ja hän käyttää omassa työssään esimerkiksi monia erilaisia sähköisiä järjestelmiä ja projektinhallintatyökaluja.

”Suurin muutos on varmasti ollut se, että on siirrytty paperisista dokumenteista sähköisiin asiakirjoihin eli A4-arkkien tilalle ovat tulleet esimerkiksi erilaiset pdf-tiedostot. Paperimateriaalia ei enää suosita ja skannauksen jälkeen mapit on siirretty arkistoon. Mielestäni taloyhtiöissäkin pitää siirtyä soveltamaan samaa.”

Malminkartanolaisen taloyhtiön puheenjohtaja on selvästi aikaansa edellä. Taloyhtiöiden etujärjestön Kiinteistöliiton ja Isännöitsijöiden etujärjestön Isännöintiliiton tuoreen Isännöinnin laatu 2020 -tutkimuksen mukaan nimittäin vain kaksi prosenttia reilusta 6 000 tutkimukseen vastanneesta taloyhtiön vaikuttajasta nosti isännöinnin vaatimusten listalle digitaalisen osaamisen.

Taloyhtiöt olivat tyytyväisimpiä isännöitsijän kokoustoimintaan, luotettavuuteen ja hieman yllättäen myös tavoitettavuuteen. Eniten kohennustarvetta taloyhtiöiden mielestä koettiin olevan isännöitsijän aloitteellisuudessa, aikaansaavuudessa sekä kehityshakuisuudessa.

Taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden välinen suhde perustuu isännöintisopimukseen, mutta myös henkilöiden väliseen luottamukseen. Hallituksessa on toiminnan tarkastuksessa huomiota saattanut herättää esimerkiksi huoltoyhtiöiden laskutus, joissa voi joskus ilmetä valvomattomuutta. Eli isännöitsijä on voinut päästää läpi huolimatonta, tarkasti yksilöimätöntä tai ylisuurta laskutusta eikä isännöitsijä ole tehnyt mitään, jotta huoltoyhtiö olisi alkanut tehdä asioita paremmin.

Lisää nopeutta ja tehoa

Kehitystoimintaan liittyy malminkartanolaisenkin taloyhtiön tarpeet, sillä esimerkiksi sähköisessä muodossa olevat taloyhtiön asiakirjat helpottavat hallituksen työskentelyä. Jos asiakirjat ovat isännöitsijätoimistossa lukuisissa mapeissa arkistovarastossa, ne on hidas etsiä ja niitä voi käyttää vain yksi henkilö kerrallaan.

”Kun taloyhtiön materiaalit ovat sähköisessä muodossa, hallitus pääsee niihin tarvittaessa heti käsiksi eikä jonkun asian tarkastamiseen synny usean päivän viivettä. Se on hallitustyönkin kannalta paljon nopeampaa ja tehokkaampaa.”

Esimerkeiksi Hiekkataipale nostaa taloyhtiön maksuliikenteeseen ja talousseurantaan liittyvät asiat. Koska maksut hoituvat jo verkkopankkien kautta, on pelkästään isännöinnin järjestelmistä riippuvaista, miten nopeasti hallitus pääsee seuraamaan tilannetta reaaliaikaisesti.

”Kun voi seurata, voi myös reagoida nopeammin ja tehdä korjaavia liikkeitä sekä puuttua ongelmiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Nopean reagoinnin ansiosta voi syntyä säästöjä ja tämä koskee erityisesti poikkeustilanteita.”

Kun yhtiön hallitus on tarkasti tietoinen taloyhtiön taloudesta ja maksuvalmiudesta, yllättäviin korjauksiin voidaan suhtautua rauhallisemmin.

”Kun hallituksella on ajantasainen tieto taloyhtiön tilanteesta, on mahdollista pitää talous paremmin tasapainossa eikä yhtiössä ajauduta niin helposti esimerkiksi ylimääräisiin yhtiövastikkeisiin.”

Edistyksellisillä sähköisiä palveluita tarjoavilla isännöintitoimistoilla saattaa olla tarjolla esimerkiksi hallitustyöskentelyä tukevia tilinpäätösvertailupalveluita, joiden avulla voi vertailla oman taloyhtiön hoitokustannuksia muihin samantyyppisiin taloyhtiöihin.

400 erilaista projektia

Isännöinnin toimiala on muuttumassa koko ajan monimutkaisemmaksi. Jos ennen taloyhtiön asiat pystyi helpohkosti hoitamaan niin sanottu yhden isännöitsijän yritys, jossa oli töissä isännöitsijä ja kirjanpitäjä, isännöintiyhtiöt ovat nyt kehittäneet omaa palveluaan.

Nykyään isännöintiyhtiöistä löytyy osakkaiden palveluun erikoistuneita vastuuisännöitsijöitä, vastikemaksujen valvojia, kirjanpitäjiä, asukkaiden puheluihin vastaavia asiakaspalvelijoita, sähkö- ja lvi-tekniikkaan tai suuriin korjaushankkeisiin erikoistuneita teknisiä isännöitsijöitä sekä lisäksi digikehityksestä vastaavia työntekijöitä.

Malminkartanossa Panu Hiekkataipale halusi varmistaa oman taloyhtiönsä eri projektien loppuunsaattamisen. Isännöitsijätoimistoille lähetetyssä tarjouspyynnössä se oli yksi digiasia muiden joukossa, mutta perusteiltaan painava.

Projektienhallinta on olennainen osa taloyhtiön tyytyväisyyttä. Jos työt jäävät roikkumaan pitkäksi aikaa, syntyy turhautumista. Yhdellä isännöitsijällä voi olla esimerkiksi 14 taloyhtiötä hoidossaan ja jos jokaisesta syntyy noin 20–30 hoidettavaa asiaa, vuodessa pitää muistaa viedä loppuun jopa yli 400 pientä tai suurta asiaa.

”Meille on tärkeää, että asiat tulevat hoidetuksi ja projektinhallintaohjelman avulla voidaan seurata miten asiat edistyvät, ovatko ne kesken ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Projektityökalun ansiosta ei tarvitse etsiä sähköpostista pitkiä viestiketjuja asioiden hoitamisesta.”

150 vertailtavaa asiaa

Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä malminkartanolaisessa taloyhtiössä käytiin hallituksessa keskustelua taloyhtiön palvelutarpeista. Sen perusteella laadittiin tarjouspyyntö, johon liitettiin mukaan yhtiön perustiedot sekä useamman sivun mittainen palvelukuvaus, jossa eriteltiin toivotut palvelut.

Yhtiö käytti mallina Rakennustietosäätiön lomakemalleja. Tarjouspyyntö lähetettiin isännöitsijätoimistoille, joita yhtiö oli ennakkoselvityksessä katsastanut ja todennut niiden tarjoavan myös sähköisiä palveluita.

”Saimme kahden viikon sisällä tarjoukset viideltä eri yhtiöltä ja ensimmäiset yhteydenotot ja tarkentavat kysymykset tulivat nopeasti.”

Tarjousten vertailuvaihe oli työläs. Vaikka taloyhtiö toivoi tarjouspyynnöissä omien palvelukuvaustensa mukaisia tarjouksia, jokainen isännöintitoimisto oli laatinut tarjouksen omalle vakiomuotoiselle pohjalleen. Jokainen tarjous oli hieman erilainen.

”Palvelukuvaukseen isännöitsijätoimistot olivat kattavasti vastanneet isännöintitehtäväluettelolla, johon oli eritelty mitä heidän tarjouksensa pitää sisällään, mitkä asiat kuuluvat kuukausimaksuun ja mitkä palvelut erillislaskutettavien palveluiden piiriin.”

”Jos kävi ilmi, että toivovamme palvelu ei kuulunut kumpaankaan, sitä ei siis ollut tarjolla.”

Hiekkataipaleen kokoamaan vertailevaan excel-taulukkoon syntyi lopulta mittava 150 kohdan vertailutaulukko.

”Vertailu oli hankalahkoa ja sitä vaikeutti eri isännöitsijöiden käyttämä eri terminologia. Vertailussa painotimme meille tärkeitä kohtia ja teimme pisteytyksen. Kun tiedot latasi taulukkoon, näki selvemmin myös erot esimerkiksi kuukausimaksuun sisältyvien palveluiden määrissä. Vertailun jälkeen kutsuimme haastatteluun muutamia lupaavia isännöitsijäehdokkaita.”

Valinnan ratkaisi sekä sähköisten että muiden palveluiden monipuolisuus ja hyvä hinta-laatu-suhde.

”Haastattelussa kävi ilmi, että kaikkia yhtiön palveluita oikeasti kehitetään jatkuvasti ja palautetta otetaan vastaan. Meille tärkeää oli myös lupaus, että palvelupyyntöihin vastataan nopeasti ja jopa niin nopeasti, että heillä on palvelutakuu eli saamme 20 euron hyvitysmaksun, jos isännöitsijä hidastelee asukaspalvelussa tai hallitusviestinnässä.”

Pikkuyhtiöllä on luottomies

Pienehkön espoolaisen ja yhdeksän erillistalon taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Jukka Mäkelä kuvailee yhtiötään omatoimiseksi. Pienemmät ja yksinkertaisimmat taloyhtiön kuntoa ylläpitävät huoltotoimet ja esimerkiksi pihatalkoot asukkaat hoitavat itse.

Taloyhtiölle tärkeintä on isännöitsijän huolellisuus taloyhtiöiden virallisten asioiden hoitamisessa.

”Meillä on jonkin verran asiantuntemusta omissa joukoissamme. Hallinnon jälkeen toiseksi tärkeimmäksi asiaksi nousee kiinteistöhuollon rooli, jotta korjausvelkaa ei pääse kertymään liikaa”, Mäkelä kertoo.

Mäkelä huomauttaa, että yhtiö käyttää isännöitsijää eniten kiinteistönhoidon konsultoinnissa ja luotettavien tekijöiden etsimisessä.

”Kyllä me keskustelemme siitä, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä, ja olemme tehneet eräänlaisen tiekartankin taloyhtiön tulevista huoltotoimista ja korjauksista sekä niiden jaksottamisesta.”

Pienessä taloyhtiössä hallitus ja isännöitsijä käyttävät yhteistä Whatsapp (wa)-ryhmää ja sähköpostia viestintäänsä.

”Wa on pienempiä asioita varten. Olemme huomanneet, että se sopii nopeaa toimintaa vaativien asioiden hoitamiseen. Sähköpostin kautta lähetetään sitten tärkeämpiä, suurempia asioita, joihin kuuluu esimerkiksi liitedokumentteja.”

Lisäksi yhtiöllä on käytössä isännöitsijätoimiston oma taloyhtiöportaali, jonka kautta yhtiön hallituksen jäsenet löytävät esimerkiksi taloyhtiön viralliset dokumentit.

”Meille tärkeintä on se, että meillä on hyvä vuorovaikutus isännöitsijän kanssa. Sen lisäksi isännöitsijän pitää olla huolellinen ja järjestelmällinen omassa työssään. Olemme olleet tyytyväisiä, koska oma pienen toimiston yrittäjäisännöitsijällä on lisäksi kokemusta kiinteistöhuoltoasioista.”

Läpinäkyvyys on tärkeää

Tulevaisuudessa Mäkelää ja taloyhtiötä kiinnostaa esimerkiksi erilaiset energiatehokkuuspalvelut, joiden avulla voidaan säästää asumiskuluissa. Isännöitsijältä odotetaan tietoa esimerkiksi energiasta, turvallisuudesta ja vesivahinkojen estämisestä.

”Tätä seurantaa pitää mielestäni tehdä koko ajan, ja hallitus sitten lopulta päättää, miten asioiden kanssa edetään. Olemme kuitenkin sitä mieltä, että odotamme, että tekniikat ovat sopivan kypsiä, ihan kokeiluasteella olevia ratkaisuja emme oikein halua.”

Espoolaisessa taloyhtiössä on toistaiseksi oltu tyytyväisiä isännöintiin. Luottamuspulaa saattaisi aiheuttaa esimerkiksi taloudelliseen läpinäkymättömyyteen liittyvät tai korruptiotyyppiset asiat.

”Jos kävisi esimerkiksi ilmi, että isännöitsijä käyttäisi aina samaa sähkömiestä eikä laskutus olisi läpinäkyvää, luottamus isännöitsijän riippumattomuuteen kyllä häviäisi. Ehkä myös isännöinnin hinta olisi sellainen tekijä, jota voisi vielä vähän tarkemmin seurata.”

Mäkelä huomauttaa, että taloyhtiössä ei ole harkittu isännöitsijäpalveluiden kilpailutusta tai vaihtoa.

”Vaihtamiseen liittyy paljon vaivaa ja sen kustannus voi olla aika suuri. Arvostamme taloyhtiömme tuntevaa ammattilaista ja asioiden hoitaminen on helppoa. Jos hän jostain syystä vaihtaisi nyt toimistoa, me saattaisimme mennä hänen perässään, sillä tämä on henkilöriippuvaista työtä.”