Viestintä luo mielenrauhaa putkiremontin aikana

Pelkkä rakennusalan osaaminen ei riitä kympin suoritukseen putkiremontissa, sillä taloyhtiöiden hallitukset ja isännöitsijät haluavat yhä useammin tehdä putkiremontin yhteistyö- ja viestintätaitoisten kumppanien kanssa. Viestintää edellytetään jo suunnittelun, mutta myös urakoinnin kilpailutusvaiheessa.

Putkiremontti ei enää ole pelkkä tekninen korjaustyö vaan projekti, jossa tehdään tiivistä yhteistyötä asukkaiden kanssa. Koska se on yksi asunto-osakeyhtiön elinkaaren kalleimpia ja laajimpia korjauksia ja osa työstä tehdään ihmisten kodeissa, tekijöillä pitää olla palveluasennetta.

Hyvät viestintä- ja ihmissuhdetaidot pitävät suosituimmat vastaavat mestarit ja työmaaporukat kiireisinä. Hyvä maine kiirii kauas taloyhtiöstä toiseen.

”Korjausrakentaminen on yhä enemmän palveluammattimaista toimintaa ja niin sanottua sosiaalista rakentamista. Putkiremonteissa ihmiset toivovat viime kädessä aina henkilökohtaista palvelua, jossa on jotenkin huomioitu heidän elämäntilanteensa. Kun ymmärtää sosiaalisen rakentamisen terminologian, pärjää ammatissa erittäin hyvin”, Consti Talotekniikan yksikönjohtaja Tero Mattila kertoo.

Rakennuslehden aiemmin keväällä teettämässä kyselyssä viestintätaidot nousivat selvästi esille, kun taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajilta ja isännöitsijöiltä kysyttiin, mikä korjaushankkeessa onnistui hyvin.

”Aikataulu pysyi hyvin, ja putkiremontti valmistui kuukauden etuajassa. Tiedotusta myös kovasti kiiteltiin”, ”Informaatio osakkaille pitää olla erittäin tarkka aina. Mielellään liikaa kuin liian vähän”, taloyhtiöiden puheenjohtajat kommentoivat.

Insinööri palvelutehtävässä

Putkiremontin aikana asukkaiden tärkeimmät yhteyshenkilöt ovat asukaspalveluinsinööri ja työmaan vastaava mestari. Suurilla yhtiöillä on tehty viestintää varten tarkasti aikataulutetut ja suunnitellut prosessit sekä toimintaohjeet, joiden ohjaksissa työmaalla on palveluinsinööri.

Viestintäprojektiin kuuluvat päivittäis- tai viikkoviestinnän lisäksi hankkeen eri vaiheissa järjestetyt asukasillat, asukasinfot ja asunto kerrallaan tehtävät henkilökohtaiset tapaamiset. Lisäksi nykyään käytössä on urakoitsijoiden omia verkkoon luotuja remontti-infosivustoja, jotka räätälöidään kullekin taloyhtiölle erikseen.

”Viestintäprosessi on koottu työmaan aikataulun mukaan, ja se kytkeytyy ajallisesti töiden etenemisen mukaan. Kaikelle tiedottamiselle on luotu mallipohjat, joiden avulla varmistetaan, että kieli on selkeää ja kansantajuista. Rakennusalan ammattislangia ei voi käyttää”, Firan palveluinsinööri Laura Kähkölä sanoo.

Urakoitsijan järjestämät ensimmäiset asukasillat järjestetään keskimäärin noin 4–6 viikkoa ennen töiden aloittamista. Siellä asukkaille jaetaan erilaisia tietopaketteja, joissa on mukana myös aikataulut.

Yleisimmät kysymykset liittyvät putkiremontin sisältöön, mitä tehdään ja miten remontti etenee rapusta toiseen sekä milloin työt omassa asunnossa alkavat.

”Tietysti myös väistöaikataulu kiinnostaa, eli milloin oman asunnon tavarat pitää olla kasassa ja milloin pääsee takaisin”, Constin Mattila toteaa.

Sekä Kähkölä että Mattila huomauttavat, että kerralla jaettavan tiedon määrää pitää rajoittaa. Yhdessä tiedotteessa ei voi käsitellä kaikkia asioita.

”Suunnitteluvaiheen viestinnässä on tärkeää, että asukkaat saadaan mukaan ja että he ymmärtävät, mistä ovat päättämässä. Heidän pitää tietää, miltä kotona ja talossa korjausten jälkeen näyttää, mitä korjausten aikana tapahtuu ja miten suunnittelu kansantajuisesti ilmaistuna etenee. Toteutusvaiheessa tärkeintä on tieto eri päivämääristä, milloin korjaukset alkavat ja milloin ne valmistuvat”, Firan Kähkölä luettelee.

Lue tästä lisää mitkä ovat putkiremontin seitsemän yleisintä kysymystä.

Ennen ja jälkeen putkiremontin

Suomen Talokeskuksen yksikön päällikkö Jari Heikkilä jakaa tiedottamisen selkeiksi kokonaisuuksiksi.

”Ennen urakkaa tiedotukseen kuuluvat hankkeen kokonaisaikataulu ja oman huoneiston aikataulu, jotta asukkaat osaavat varautua ajoissa. Lisäksi pitää tuoda esille asumiseen kohdistuvat haitat sekä milloin osakkaalta tarvitaan päätöksentekoa ja millaisiin asioihin”, Heikkilä kertoo.

Asukkailla pitää olla lisäksi helposti saatavilla yhteystiedot, keneen missäkin asiassa voi olla yhteydessä.

”Urakan aikana asukkaita kiinnostavat työvaiheet, eli mikä vaihe huoneistossa on menossa ja pysyykö projekti aikataulussaan. Asukkaita pitää neuvoa myös työmaalla liikkumisesta, ilmoittautumiskäytännöistä, kulkuväylistä ja turvallisuudesta”, Heikkilä sanoo.

Kirjeitä ja remonttikavereita

Nyt korjausiässä olevien 1950–70-luvun kerrostalojen asukkaista jopa puolet voi olla eläkeläisiä.

Lehto Groupin putkiremonteista vastaava liiketoimintajohtaja Ari Saartoala huomauttaa, ettei tiedottamista voi hoitaa vain nykyaikaisten sähköisten kanavien kautta.

”Sähköisten taloyhtiöportaalien ja uudenaikaisten kanavien lisäksi tarvitaan myös paperista tiedottamista. Porrashuoneissakin pitää olla omat lappunsa. Me järjestämme työmaalla lisäksi kerran kuussa asukaspäivän, jossa meidän asukasvastaavamme pitää omaa vastaanottoaan koko taloyhtiön väelle. Sinne voi tulla juttelemaan esimerkiksi sijaisasunnoista, remonttiin valmistautumisesta, omista lisäremonteista tai siihenastisista remonttikokemuksista.”

Vaativimpia asukaskohtaamisia varten esimerkiksi kiinteistö- ja rakennusalan konsulttitoimisto Vahanen on palkannut oman Remonttikaveri-nimikkeellä työskentelevän asiantuntijan Kirsi Kauhasen.

Hän on erikoistunut esimerkiksi vaikeassa elämäntilanteessa olevien asukkaiden auttamiseen putkiremontin keskellä.

”Remonttikaveri on helposti lähestyttävä ammattilainen. Esimerkiksi monet vanhukset huolestuvat putkiremontin kulusta jo hankesuunnitteluvaiheessa. Heitä vaivaa remontin aloituspäivämäärät, sijaiskodin järjestyminen ja tietysti myös kustannukset. Remonttikaveri menee heidän luokseen ja käy yksilöllisesti läpi asioita. Hän pitää ihmisistä huolta ja antaa tarvittavaa tietoa. Se luo turvallisuuden tunnetta asukkaille. Tarvittaessa hän jatkaa vielä urakkavaiheessakin”, Vahanen Pron RemonttiPlus-palveluvastaava Barbara Nyman kertoo.

Nymanin mukaan yksi viestinnän rooli on myös saada asukkaat ja osakkaat puhumaan keskenään. Suurissa yhtiöissä korjaukset voivat kestää jopa vuoden ajan, joten esimerkiksi saman taloyhtiön eri päissä asuvat leskirouvat voivat löytää sijaisasunnon toistensa luota.

Parhaimmillaan putkiremontti luo yhtiöön uutta yhteishenkeä.

Tiedote per viikko?

Putkiremontin yhteydessä asukas joutuu tekemään kymmeniä suuria ja pieniä päätöksiä. Osa tehdään suunnitteluvaiheessa, osa hankkeen edetessä.

Suunnittelijoilla ja urakoitsijoilla on suuri vastuu, sillä heidän tehtävänään on tarjota osakkaille riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi. Suuret urakoitsijat lähettävät viestejä putkiremontin aikana noin kerran viikossa.

Tietoa on tarjolla verkossa ympäri vuorokauden. Verkkoon voidaan räätälöidä asuntokohtaisesti myös lisä- ja muutostyöt.

Osakkaille heidän toiveidensa huomioonottaminen ja oman kylpyhuoneen sisustus ovat usein kaikkein tärkein asia koko putkiremonttihankkeessa.

”On hyvin tärkeää lähettää asiakastyytyväisyyskysely heti kunkin rapun valmistuttua. Kysymme esimerkiksi, miten korjaukset ovat sujuneet, kuinka asukkaat on otettu huomioon, onko työmaan siisteys ollut riittävää, miten tiedotus on hoitunut ja miten projektipäälliköt ovat olleet tavoitettavissa. Näin voimme reagoida palautteeseen tarvittaessa välittömästi ja tehdä korjaavia toimenpiteitä heti seuraavan rapun yhteydessä”, Lehdon Saartoala huomauttaa.

Nopeammin, enemmän tietoa

Firan toissa vuonna paljon huomiota saaneessa nopean aikataulun putkiremontissa taloyhtiön asukastiedotus joutui kovan paineen alle.

”Muun remontin ohella myös projektin viestintä suunniteltiin huolellisesti etukäteen. Esimerkiksi huoneiston remontin alkamiseen ja päättymiseen liittyvät asiat tiedotettiin asukkaille kerralla, ennen remontin alkamista. Lisäksi muuta tiedottamista vaiheistettiin vähemmän kuin esimerkiksi 10 viikon remonteissa tehdään. Ennakkoon suunnitellun viestintäprosessin lisäksi meidän piti tietysti olla valmiudessa tiedottamaan lyhyelläkin aikataululla”, Firan palveluinsinööri Laura Kähkölä kertoo.

Roihuvuoren kohteen suunnittelusta vastasi Vahanen. Yhtiö on nostanut viestinnän myös suunnittelutyön keskiöön. Tiedottaminen tulee mukaan suunnitteluun heti hankesuunnittelun alussa esimerkiksi osakaskyselyn muodossa.

Suunnittelijoiden viestinnän tavoitteena on saada osakkaat aktiivisesti mukaan ja luoda heille myös ajatus siitä, miten he näkevät omat asumistarpeensa tulevaisuudessa. Näin he voivat tehdä myös pidemmälle suuntautuneita valintoja. Samalla he voivat miettiä, mikä on heidän taloyhtiönsä asema omalla asuinalueella. Tunnetaanko yhtiö siitä, että siitä pidetään hyvää huolta vai tehdäänkö vain välttämättömimmät korjaukset.

”Osakaskysely on hirvittävän tärkeä työväline. Korjaukset tehdään osakkaiden rahoilla ja osakkaiden mielipiteet pitää saada mukaan”, Vahasen Barbara Nyman kertoo.