Asiantuntija: Kustannusohjauksen haaste on johtaminen

Rakennushankkeiden kustannusylityksiä selitetään usein työmaan tapahtumilla.

Kustannusohjaus julkisessa rakentamisessa kytkeytyy usein liian myöhäiseen vaiheeseen. Todellisuudessa hankkeiden kustannustaso määräytyy pitkälti jo ennen suunnittelun käynnistymistä.

Julkisen toimijan kustannusjohtaminen muodostuu moniulotteisesta kokonaisuudesta, jossa strategiset, operatiiviset, poliittiset ja kulttuuriset tekijät kietoutuvat tiiviisti toisiinsa. Tarpeen määrittely ja kaavoitus asettavat keskeiset reunaehdot, jotka ohjaavat kustannuksia koko hankkeen elinkaaren ajan. Tutkimus osoittaa, että rakennushankkeiden kustannukset ratkaistaan pääosin varhaisissa suunnittelu- ja päätösvaiheissa.

Tässä tekstissä tarkastelu pohjautuu Helsingin kaupungin Tilat-palvelun rakennushankkeisiin, jotka ovat yksi osa kaupungin laajemmasta investointikokonaisuudesta. Yhteinen tavoite on rakentaa kestävää, toimivaa ja pitkäikäistä kaupunkiympäristöä Helsingissä. Strategia korostaa taloudellista kestävyyttä ja vaikuttavia investointeja, mikä edellyttää, että kustannusvaikutukset tunnistetaan ja niitä johdetaan jo varhaisissa vaiheissa.

Kustannuksia alkaa muodostua jo ennen hankepäätöstä

Julkisen rakentamisen kustannusylityksiä selitetään usein ulkoisilla tekijöillä, kuten markkinatilanteella, inflaatiolla tai urakoitsijoilla. Vähemmän huomiota kiinnitetään siihen vaiheeseen, jossa suurin osa kustannuksista tosiasiallisesti määräytyy.

Kustannusten muodostuminen alkaa jo ennen hankepäätöstä – arviolta 70–80 prosenttia kustannuksista lukittuu tässä vaiheessa. Keskeisiä ratkaisuja ei tehdä ajoissa, suunnittelu etenee oletusten varassa, vaihtoehdot kaventuvat ja muutokset kohdistuvat jo pitkälle edenneisiin ratkaisuihin. Kustannusohjauksen suurimmat haasteet eivät muodostu työmaalla, vaan päätöksenteossa, aikatauluissa ja suunnittelun ohjauksessa – siis johtamisessa.

Työmaalla tämä näyttäytyy yllättävinä kustannusnousuina, vaikka ilmiön juuret ovat paljon varhaisemmassa vaiheessa.

Päätöksenteon hitaus lisää kustannusriskejä erityisesti silloin, kun linjaukset muuttuvat tai palaavat valmisteluun. Samalla on kuitenkin keskeistä tarkastella myös organisaation omaa toimintaa: tunnistetaanko vaihtoehdot riittävän ajoissa, arvioidaanko niiden vaikutukset systemaattisesti ja tehdäänkö tietoisia valintoja siitä, mitä ratkaisuja lähdetään viemään eteenpäin.

Suunnittelupäätösten ajoitusta koskeva tutkimus osoittaa, että varhaisilla ratkaisuilla on moninkertainen kustannusvaikutus verrattuna myöhempiin muutoksiin. Jälkilaskenta tuottaa arvokasta tietoa, mutta siinä vaiheessa mahdollisuudet ohjata hanketta ovat jo rajalliset.

Kustannusohjaus on ennen kaikkea valintojen johtamista. Se ei ole irrallinen vaihe tai raportointikäytäntö, vaan osa päätöksentekoa ja suunnittelun ohjausta.

Tarvitaan kykyä toimia ennakoivasti

Julkisen rakentamisen kustannusohjaus on monimutkainen kokonaisuus, jossa yhdistyvät pitkät aikajänteet, vaiheittain tarkentuvat lähtötiedot ja useiden toimijoiden välinen yhteistyö. Haaste ei ole tiedon puute, vaan kyky toimia ennakoivasti epävarmuuden keskellä.

Merkittävimmät kustannusvaikutukset syntyvät harvoin itse rakentamisvaiheessa. Ne liittyvät viivästyksiin, myöhäisiin muutoksiin ja siihen, että ratkaisuja tehdään vaiheessa, jossa niiden muuttaminen on jo kallista. Kun kustannuksiin reagoidaan vasta jälkikäteen, ohjausmahdollisuudet on käytännössä jo menetetty.

Samalla on tärkeää tunnistaa, että myös toteutusvaiheessa voidaan vaikuttaa kustannuksiin. Yhteistoiminnallisissa urakkamalleissa urakoitsijan osaaminen tuodaan mukaan jo varhaisessa vaiheessa, jolloin rakennettavuus paranee ja voidaan löytää kustannustehokkaampia ratkaisuja. Tämä korostaa yhteistyön merkitystä koko hankkeen ajan.

Tutkimus osoittaa, että hajautunut vastuu ja myöhään tapahtuva suunnittelu lisäävät reaktiivista toimintaa ja heikentävät kustannusten hallintaa. Tämä vahvistaa näkemystä kustannusohjauksesta systeemisenä kyvykkyytenä, ei yksittäisenä prosessina tai raportointikäytäntönä.

Kustannusohjauksen kehittäminen ei ole vain menetelmien tai työkalujen kehittämistä, vaan ennen kaikkea kyvykkyyden rakentamista. Ennakoiva kustannusohjaus edellyttää kykyä arvioida vaihtoehtoja, ymmärtää niiden vaikutuksia ja tehdä päätöksiä epävarmuudessa. Kyse ei ole yksittäisten asiantuntijoiden osaamisesta, vaan organisaation yhteisestä toimintatavasta. Kun kustannustieto kytketään aidosti päätöksentekoon ja suunnitteluun, siitä tulee osa hankkeen johtamista – ei pelkkä taloudellinen seuranta.

Tilat-palvelu tarkastelee tätä kokonaisuutta parhaillaan pilottihankkeiden kautta, joiden tavoitteena on tunnistaa kehittämiskohteita ja rakentaa käytäntöjä kustannusohjauksen vahvistamiseksi. Tuloksia piloteista odotetaan tämän vuoden aikana.

Lean-ajattelu tarjoaa hyödyllisen viitekehyksen kustannusohjaukselle, kun se ymmärretään arvon tuottamisena ilman hukkaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kustannusosaaminen tuodaan osaksi hankesuunnittelua ja että tieto on eri toimijoiden välillä yhteistä ja läpinäkyvää.

Kun vaihtoehdot tehdään näkyviksi riittävän ajoissa ja vaikutuksia tarkastellaan yhdessä, syntyy parempia ja kestävämpiä ratkaisuja. Tämä edellyttää avointa yhteistyötä, selkeitä rooleja ja yhteistä tavoitetta.

Toimintatapoja pitää kehittää

Kustannusohjauksen kehittäminen ei ole yksittäinen toimenpide, vaan muutos tavassa valmistella, päättää ja toteuttaa hankkeita. Tilat-palvelulla on tässä tärkeä rooli, mutta ratkaisevaa on omien toimintatapojen kehittäminen ja parempi ennakointi.

Tavoitteena on siirtää kustannusvaikutusten tarkastelu varhaisempiin vaiheisiin, tehdä vaihtoehdot näkyviksi ajoissa ja tukea päätöksentekoa tiedolla. Pilottihankkeet ja yhteistoiminnalliset toimintamallit tarjoavat tähän konkreettisia välineitä.

Onnistuminen näkyy lopulta yksittäisissä hankkeissa sujuvampana toteutuksena, parempina ratkaisuina ja hallittuna kustannustasona. Kyse ei ole vain hankkeiden kustannuksista, vaan siitä, tehdäänkö ratkaisut oikeaan aikaan. Kustannusohjauksen suurin haaste ei ole monimutkaisuus, vaan sen johtaminen. Kun kustannusohjaus kytketään ennakointiin ja päätöksentekoon, se muuttuu ongelmasta voimavaraksi.

Kirjoittaja on Helsingin kaupungin Tilat-palvelun Hankeyksikkö 2:n Projektien tukitiimin tiimipäällikkö. Hänen taustansa on lean-ajattelussa, toiminnan kehittämisessä sekä rakennuttamisen ja rakennusfysiikan asiantuntijatehtävissä.