Valintaperusteiden vangit

Hankintayksiköt ja palveluntarjoajat haluaisivat nähdä vuorovaikutuksen ja laadulla kilpailun laajempana osana julkisia hankintoja. Innovatiivisista hankintamalleista ja uusista valintakriteereistä on puhuttu ja seminaareja pidetty, mutta silti alhaisin hinta ratkaisee. Tai laatukriteerit ovat yleisiä eivätkä hankekohtaisia. Tai voittaja ratkaistaan markkinaoikeuden kautta.

Laadulliset vertailuperusteet koetaan yleisesti vaikeaksi muotoilla, laatukilpailun pelätään olevan altis valituksille, eikä hankintayksiköillä ole useinkaan aikaa esitellä hankintaa tarjoajille. Uusien valintakriteerien käyttäminen vaatiikin aikaresurssia, osaamista ja paneutumista ja itsensä likoon laittamista.

Väitämme, että hankinnan kannalta keskeisten vertailuperusteiden, vuoropuhelun ja tiedonvaihdon avulla voitaisiin merkittävästi vähentää erimielisyyksiä ja parantaa hankintojen laatua. ”Sermin” yli heittäminen ei toimi. Tämä vaatii hankinnan keskeisten tavoitteiden tarkempaa miettimistä ja laatuongelmista ja erimielisyyksien ratkaisemisesta säästyvän ajan siirtämistä hankinnan valmisteluun.

Hyvä vertailuperuste erottaa jyvät akanoista. Hankinnan hyvin tuntevat henkilöt kykenevät yleensä löytämään hankinnan kohteen kannalta keskeisimmät laadulliset vaatimukset ja muotoilemaan yhden tai useamman vertailuperusteen. Tämän jälkeen pystytään helposti päättelemään, onko tarjoaja näillä perusteilla laadullisesti riittävän kyvykäs ja ymmärtänyt, mistä ja millä hankinnassa kilpaillaan.

Tarjouspyynnöissä kuitenkin hyvin harvoin haastetaan tarjoajaa älyllisesti. Nykyinen meininki tasapäistää tarjoajakenttää, jolloin seurauksena on pelkkä hintakilpailu, eikä se innosta palveluiden kehittämiseen.

Hankintayksiköiden tulisi rohkeasti kokeilla erilaisia vertailuperusteita. Malleja löytyy. Hinnan painoarvo voi olla jopa alle 20 prosenttia, mikäli hankinnassa on erityistä merkitystä laatuun liittyvillä seikoilla. Hintatarjouksena voidaan käyttää myös esimerkiksi palkkioprosenttia, mitä on käytetty allianssimalleissa. Voidaan käyttää myös käänteistä tarjouskilpailua, ranskalaista urakkaa.Tai tarjoajat voivat kilpailla lupaamallaan asiakastyytyväisyydellä tai läpimenoajalla. Oli vertailuperuste mikä tahansa, on erityisesti huomattava, että koko pisteytyksen skaalaa uskalletaan käyttää.

Projektialliansseissa on käytetty erillistä, useamman asiantuntijan muodostamaa arviointiryhmää, joka arvioi tarjoajien kyvykkyyttä työpajoissa – tarjouspyynnössä ilmoitettuja kriteerejä vastaan. Menetelmä vie hieman aikaa ja pakottaa ihmiset tapaamaan toisensa. Mutta näin päästään eroon kirjoituskilpailuista ja lottoarvonnoista. Häviäjille on järjestetty palautekeskustelut kirjallisten palauteraporttien lisäksi. Tarjoajat pystyvät seuraavalla kerralla parantamaan suoritustaan ja laaduntuottokyky kasvaa. Laadullinen vertailu pysyy avoimena ja markkinaoikeusriski pienenee. Tätä kannattaa kokeilla.