Kaikille valtion työntekijöille avattiin Sörnäisiin hulppea monitila­toimisto, jossa hörpitään kahvia kuin ruotsalaisessa sisustuslehdessä

Pääkaupunkiseudulla on yli miljoona neliömetriä tyhjää toimistotilaa, mutta vanhoja toimistohuoneita ei halua enää kukaan, Senaatti-kiinteistöjen toimitusjohtaja Jari Sarjo kertoo. Työtilat on muutettava monitilatoimistoiksi ennen kuin ne kelpaavat.

Ollaan Helsingin Sörnäisissä, valtion toimitiloista huolta pitävän Senaatti-kiinteistöjen pääkonttorin viidennessä kerroksessa, joka on avattu helmikuun alussa kaikkien valtion työntekijöiden monitilatoimistoksi.

Sinne kuka tahansa valtion virkamies voi tulla etätöihin, palaveriin, rauhalliseen työtilaan tai kahville.

Aulassa on iso näyttö, jossa on pohjapiirros kerroksen työtiloista. Siitä näkee, missä on tilaa ja ketkä sisäänkirjautuneet ovat missäkin, jos paikallaolija niin haluaa.

Sesam-nimellä kulkeva yhteinen työtila on avattu Senaattin tiloihin Lintulahdenkujalle, koska valtiollakin työ muuttuu, työympäristöyksikön päällikkö Reetta Ripatti-Jokela sanoo. ”Verkostoitumisen tarve lisääntyy.”

Kahviautomaatteja ei ole kaikissa kerroksissa

Fiksu työ on valtionhallinnossakin yhä useammin yhteistyötä, jota rytmitetään tärkeysjärjestyksessä niin, että tieto välittyy oikeissa porukoissa mukavasti.

Muodikasta ihmisten ”törmäyttämistä” toisiinsa on Senaatissa lisätty esimerkiksi sillä, että kahvia saa vain tietyissä kerroksissa olevista automaateista. Yksi sellainen on viidennen kerroksen Sesamissa.

Sesam-työtilan kahvilassa onkin jo puoli kymmenen aikaan kuhinaa. Virkamiehet hörppivät kahvejaan pienissä porukoissa kuin olisivat ruotsalaisen sisustuslehden sivuilta. On värikkäitä palleja, nojatuoleja, matalia ja korkeita tuoleja, mustaa pintaa ja tyylikkäät betoniseinät.

Palaveritiloissa neuvottelupöytiin on painettu ohjeita siitä, millaiset eri työtilojen pelisäännöt ovat. Muutakin pientä ohjeistusta näkyy siellä täällä.

Sesamissa seurataan ilmanlaatua. Teollisuuskäyttöön valmistettu mittari on koekäytössä ja mittaa esimerkiksi hiilidioksidia, lämpötilaa ja ilmankosteutta.

Senaatti-kiinteistöllä on ollut vastaavia tiloja ja neuvotteluhuoneita virkamiesten käytössä katutasossa jo aiemminkin, mutta nyt ”monipaikkaista työtä” yritetään lisätä Sesam-kerroksella.

Etätyöstä ei kuulemma enää puhuta, vaan pikemminkin joustotyöstä. Työ on sitä, mitä saadaan aikaiseksi, paikasta riippumatta.

”Olemme suunnannäyttäjiä. Testaamme itsellämme”, toimitusjohtaja Sarjo selittää Sesamin ideaa. ”Jos tämä toimii, voimme avata virastoja sieltä täältä. Se ei vaadi oikeastaan kuin tilojen teippausta.”

Vain ministeriöillä on toimitilat keskustassa

Helsingissä valtio on antanut mahtikäskyn siitä, että ainoastaan ministeriöt saavat pitää toimitilansa ydinkeskustassa.

Muun muassa siksi esimerkki Patentti- ja rekisterihallitus muutti Valtiokonttorin seuraksi sen tiloihin Sörnäisten rantatielle samalla kun toimitilat muutettiin monityötiloiksi.

”Yhdeksän miljoonan euron sijoitus maksaa itsensä takaisin kolmessa vuodessa”, Sarjo kertoo. Väkikin kuulemma viihtyy paremmin uusissa tiloissa.

Ripatti-Jokela vertaa monitoimitiloja innostuneena uusiin kenkiin. Aluksi ne voivat hiertää, mutta vuoden päästä kaikki sanovat, että ne ovat paremmat kuin vanhat, hän vakuuttaa.

Työtapoja muuttamalla säästää eniten

Uusien työnteon tapojen edistämiseen työtiloja muuttamalla on monia syitä.

Kun valtion vuotuisista menoista 80 prosenttia tulee henkilöstökustannuksista ja vain kahdeksan prosenttia syntyy tilakustannuksista, henkilöstön suorituskyvyn parantamisella työympäristön keinoin on suuri merkitys, Sarjo selittää.

”Yhden prosentin parannus suorituskyvyssä vastaa koko kiinteistökannan vuotuista lämmityskustannusta”, hän vertaa. ”Siksi työnteon suorituskyvyn nosto on ensisijainen tavoite.”

Työtapoja ja työympäristöä muuttamalla yritetään siis tehostaa toimintoja ja säästää toimitilakuluissa. Samalla uusia työtiloja voidaan käyttää rekrytointivalttina, markkinointijohtaja Annika Ahonala Senaatti-kiinteistöistä muistuttaa.

Työnteon suorituskyvyn nosto on ensisijainen tavoite.

Senaatilla on töissä erikseen joukko valmentajia, joiden tehtävänä on kouluttaa eri virastojen esimiehiä viemään uudistuksia läpi työympäristömuutoksen jälkeen.

”Olennaista on, että monitilatyöympäristöön siirryttäessä muutetaan myös työnteon tapoja”, Senaatin työympäristöyksikön päällikkö Reetta Ripatti-Jokela sanoo. ”Pahin virhe on, jos uudessa työympäristössä jatketaan vanhoilla työnteon tavoilla, jolloin monitilaympäristön hyödyt eivät tule esiin.”