Toimistoissa tehtävät muutokset rytmittävät työn ja tilat uudella tavalla – Rakli antoi ensimmäiset ohjeet

Vastuullisen ja huolellisen valmistautumisen lisäksi jokaisen työntekijänkin on myös henkilökohtaisesti huolehdittava, ettei saavu sairaana työpaikalle ja huolehtii hyvästä käsihygieniasta.

Raklin hyvien käytäntöjen listauksessa kärkeen nostetaan huolellinen valmistautuminen ja toimiston arjen uudelleenpohdinta.

”Tämä vaatii huolellista valmistautumista, tilanteiden ennakointia ja yhteistyötä niin organisaatioiden sisäisesti kuin ulkoisten sidosryhmien kanssa”, ohjeissa kerrotaan.

Sen lisäksi, että eri sidosryhmät pitää ottaa mukaan suunnitteluun ja paluun toteutukseen,  toimiston arki ja sen toiminnot on syytä käydä yksityiskohtaisesti läpi, ja miettiä kuinka paluu toimistolle voidaan toteuttaa rajoitukset huomioiden.

Ohjeissa korostetaan esimerkiksi työntekijän polun kuvaamista päivän aikana, ja siihen kuuluvat sekä työmatkat että liikkuminen työympäristössä. Keskeisiä näkökulmia ovat esimerkiksi liikkumisreitit, kohtaamiset, alueet, joissa tiimien, yksiköiden ja yritysten yli kohdataan, kuten esimerkiksi neuvotteluhuoneet, yhteiset tilat ja henkilöstöravintolat.

Tilojen käyttö muuttuu olennaisesti

Raklin suosituksissa tilojen käytössä tulee varmistaa, että kahden metrin etäisyys ihmisten välillä on mahdollista säilyttää, sillä pisaratartunnassa pisarat leviävät 1-2 metriin asti.

”Tämä tarkoittaa muutoksia niin työpisteiden sijoittumiseen kuin esimerkiksi yhteisten tilojen käyttöön. Fyysisen ympäristön mitoitus ja kapasiteetti voi muuttua merkittävästi, kun työympäristöä muokataan siirtymävaiheessa turvalliseksi.”

Esimerkiksi työympäristö ja työpisteet voidaan jakaa uudelleen ja  yksilötyöpisteinä voidaan käyttää kaikkia kahden metrin etäisyydellä olevia työpisteitä, jotka voidaan merkitä esimerkiksi tarroilla. Myös neuvotteluhuoneet voidaan jakaa tarpeen mukaan yksittäisiksi työpisteiksi, esimerkiksi kaikki maksimissaan neljän henkilön huoneet yhden henkilön työpisteiksi ja suuremmat kahden metrin turvavälien mukaan

Lisäksi kahvi- ja desinfiointipisteet voidaan sijoittaa uudelleen ja käyttää erilaisia turvavälitarroja ja opastuksia esimerkiksi kulkusuunnista ja portaiden käytöstä. Tiloihin voidaan asentaa myös pleksejä ja hygieniaratkaisuja sekä vähentää kosketuksia yleisille pinnoilla erilaisten ratkaisujen avulla.

Kiinteistöjen tekniikka ja palvelut

Toimiston arjen muutokset on otettava huomioon myös kiinteistöjen tekniikassa ja sopeuttaa toimet vallitsevaan tilanteeseen. Teknologian hyödyntäminen, kuten käyttöasteiden seuraaminen, mahdollistaa esimerkiksi siivouksen toimenpiteiden mitoittamisen tilojen käytön mukaan.

”Mitä laadukkaampaa tietoa kiinteistöjen käytöstä on saatavilla, sitä helpompi on suunnitella oikeanlaisia toimenpiteitä niin tilojen käytön kuin kiinteistöjen ylläpidon kannalta”, ohjeissa huomautetaan.

Raklin hyvien käytäntöjen listauksessa huomautetaan, että ilmanvaihtoa ei yleensä kannata tehostaa koronaviruksen torjunnan vuoksi vaan normaali säännöstenmukainen ilmanvaihto riittää varmistamaan tilojen puhtauden. Huomiota kannattaa kiinnittää ilman kulkureitteihin.

”Työtiloissa ilmanvaihtoa syytä tarkastella työpisteittäin. Likaisen ilman kulkeutuminen työpisteeltä toiselle pitäisi estää. Erityisesti neuvottelutiloissa on syytä varmistaa, että ilmanvaihto on riittävä, käyttäjämäärät on mitoitettu oikein ja ettei tiloissa oleskella yhtäjaksoisesti pitkiä aikoja”, ohjeissa suositellaan.

Lisäksi tilojen siivousta pitää tehostaa tarpeen mukaan.